Dlaczego każda osoba pracująca w projekcie powinna być OWCĄ?

Wspólny mianownik dobrych projektów…

Zastanawialiście się kiedyś nad tym, dlaczego pewne projekty, inicjatywy, przedsięwzięcia po prostu… idą? Bez przygód. Bez spektakularnych akcji. Bez dram.Bez niekończących się dyskusji o rzeczach, które niby są ważne, ale nikt nie potrafi powiedzieć dlaczego.

Ja mam pewną obserwację i im więcej lat pracuję w analizie biznesowo-systemowej, tym bardziej jestem jej pewna.

Te wszystkie magiczne przypadki mają jeden wspólny mianownik.

W każdym z tych projektów były OWCE. 

Ale! zanim zaczniecie rekrutacje na podhalańskich łąkach, to powiem dwa słowa kim jest OWCA.

OWCA to: Osoba Wykonująca Czynności Analityczne 😉 

OWCA to ktoś kto, potrafi spojrzeć na proces z boku, ułożyć chaos, zadawać pytania, wyciągać wnioski, podejmować decyzje, łączyć fakty i nie biegać z pustymi taczkami. OWCA

1. rozwiązuje nietrywialne problemy.
2. podejmuje śmiałe decyzje.
3. przekazuje wiedzę.
4. tworzy procedury i polityki, 
5. uczestniczy w projektach, 
6. kreuje nowe pomysły, 
7. planuje rzeczy z głową, 
8. zarządza sobą w czasie, 
9. inspiruje innych.

OWCA wizualizuje tak, że jeden rysunek zastępuje tysiąc słów i potrafi wyłuskać to, co najważniejsze. I wbrew powszechnej opinii: OWCĄ nie powinien być tylko analityk.

Owca to powinna być każda osoba, która w jakikolwiek sposób pracuje w projekcie.

1. Ekspert/ka dziedzinowa.
2. Tester/ka.
3. Programista/Programistka.
4. Product Owner/ka.
5. Koordynator/ka.
6. …

Bo to nie jest kwestia roli. To jest kwestia sposobu myślenia. Czegoś, co porządkuje rzeczywistość projektową i pozwala podejmować decyzje, które mają sens.To właśnie OWCE sprawiają, że projekty płyną ciągle do przodu, mimo burz, niespokojnych wód i zmiennych wiatrów. 

I właśnie dlatego z ogromną dumą wracam do warsztatów, które niedawno przeprowadziłam takich, które przypomniały mi, dlaczego tak bardzo wierzę w rozwijanie analitycznego myślenia u ludzi spoza świata Analizy IT.

Jak zaczęła się ta historia – czyli świadome liderki w akcji

Trigerem do planowania warsztatów były dwie menedżerki. Ale nie takie „odhaczające szkolenia”. To były liderki, które naprawdę rozumiały potrzebę.

Wiedziały, że ich Eksperci Dziedzinowi wchodzą w niełatwe projekty – pełni wiedzy operacyjnej, ale bez narzędzi, które pozwalałyby im tę wiedzę przekładać na projektowy porządek. Wiedziały, że analityczne kompetencje są im potrzebne do tego, żeby dowieźć stawiane zespołom cele. Bo najlepsze pomysły rodzą się POMIĘDZY wiedzą ekspercką/domenową a myśleniem analitycznym.

I co zrobiły?

Postanowiły zapewnić swoim  ludziom dać im realny, wartościowy prezent: ROZWÓJ. Zgłosiły się do mnie z pytaniem:

„Czy mogłabyś przygotować warsztaty, które dadzą im narzędzia, perspektywę i trochę inny sposób myślenia o projektach?”

Pewnie, że mogłam. Ale zanim siadłam do projektowania warsztatu, potrzebowałam dokładniej zrozumieć ich świat.

Ustalanie ram warsztatu – od czego zawsze zaczynam

Zadałam więc kilka ważnych pytań:

1. Kim są te osoby, jakie mają mocne i słabe strony? 
2. Czym na co dzień się zajmują?
3. Gdzie mają trudności?
4. Jak wyglądają ich procesy?
5. Jak działają w projektach?
6. Z kim najczęściej współpracują?
7. Jaki jest ich udział w projektach? co konkretnie robią?
   1. Czy biorą udział w warsztatach, przygotowują wsady pod pod analizy? biorą udział w testach? a może coś jeszcze innego? 
8. Z czym wracają ze spotkań?
9. Z czego wynika największa frustracja?
10. Jak podejmują decyzje?

Te rozmowy były CUDOWNE.

Właśnie dzięki nim mogłam zaprojektować warsztat, który nie był zbiorem losowych technik, ale odpowiedzią na realne potrzeby zespołu.

Moja pierwsza wersja  i pierwszy feedback

Stworzyłam agendę. Podzieliłam ją na moduły. Pokazałam, jakie efekty chcę osiągnąć i dlaczego akurat takie.Wysłałam do menedżerek i poprosiłam o szczery feedback.

Dostałam go,  bardzo konkretny, bardzo dopasowany do ich kontekstu.

„Tutaj zmień kolejność, tutaj zwróć szczególną uwagę na…, tu skróć, tu rozwiń.”

Tak wygląda IDEALNA współpraca ze świadomymi liderami/liderkai. Nie: „zrób szkolenie i daj certyfikat”. Tylko: „sprawmy, żeby ich praca była łatwiejsza, mądrzejsza i lepiej poukładana”.

Spektrum postaw,  czyli praca z nie-analitykami w praktyce

Kiedy prowadzę warsztaty dla analityków, wiem mniej więcej (czasami mniej niż więcej;)) , jaką mam przed sobą grupę. W większości wypadków to: 

1. Ludzie, którzy lubią drążyć.
2. Ludzie, którzy lubią struktury.
3. Ludzie, którzy przychodzą z założeniem: „przyjmę to, przetestuję, zobaczę”.

Ale kiedy pracuję z osobami spoza naszego analitycznego IT świata, pojawia się całe spektrum postaw, które muszę uwzględnić, planując dynamikę zajęć.

Kto może pojawić się na sali?

1. Naturszczycy — osoby, które robią analizę intuicyjnie, ale nigdy nie nazwały tego analizą.
   
2. Sceptycy — „czy to nie jest przypadkiem jakieś miękki pierdololo?”
   
3. Podśmiechiwacze — lubią żartem ukryć dystans do tematu.
   
4. Cisi obserwatorzy — najpierw patrzą, potem działają.
   
5. Entuzjaści — przyszli z ciekawością, działają z zaangażowaniem.
   

Planując ten warsztat cały czas o tym pamiętałam, bo mały błąd mógłby mi położyć całe spotkanie (na szczęście to się nie wydarzyło;))

Format, dynamika

Bardzo lubię pracować na formatach (mam wrażenie, że często zapominamy o tym, że np.: możemy ludzi na warsztatach podzielić na mniejsze grupy, połączyć w pary, pozwolić im pracować samodzielnie, to naprawdę przynosi bardzo dobre efekty – o ile wiemy jak z tym pracować)

1. Z pracy indywidualnej korzystam wtedy kiedy chcę, żeby każdy dotknął tematu we własnym zakresie – ważne szczególnie wtedy gdy na sali mamy osoby, które lubią się zasłonić za kimś,
2. Z pracy w prach korzystam wtedy kiedy warto odbić myśli od drugiej osoby i skonfronować perspektywy. 
3. Praca w grupach jest świetna,  kiedy chcemy skorzystać z wiedzy kolektywnej,

A dyskusja – kiedy budujemy wspólne rozumienie.

Nie ma jednego formatu idealnego.Jest różnicowanie, dopasowanie i świadome prowadzenie. To jest ta część prowadzenia warsztatów, która nie jest jakimś wielkim WOW, ALE  która decyduje o tym, czy warsztaty mają sens.

No dobra, to czego tak w zasadzie się uczyliśmy? 

Poznawaliśmy techniki pomocne w podejmowaniu decyzji 

Zanim weszliśmy w techniki, zaczęliśmy od pytania:

Po co Ekspertowi umiejętność podejmowania decyzji?

Bo Ekspert, będący OWCĄ to często ta osoba, która powinna:

1. widzieć konsekwencje, które innym umykają,
2. potrafić wybrać spośród kilku złych opcji tę najmniej szkodliwą 😉 
3. ropoznać, kiedy wstrzymać się od działań… też jest decyzja,
4. nie panikuje, kiedy trzeba wybrać szybko.

Dlatego ćwiczyliśmy konkretne techniki:

1. Pytania kartezjańskie,  cztery kąty patrzenia na każdy wybór.

2. Czteropolówki, decyzje na dwóch przeciętnych kryteriach.

3. Decyzje na wielu kryteriach,  w jaki sposób unikać uproszczeń i fałszywych wyborów.

Tu było mnóstwo pracy warsztatowej  i sporo śmiechu, bo nagle okazało się, że decyzje „trudne” stają się znośne, kiedy tylko damy im strukturę.

Myślenie procesowe

Tutaj również zaczęliśmy od po co?. Dlaczego Ekspert/ka powinna myśleć procesowo?

Bo dzięki takiemu podejściu:

1. Poprawiając swój kawałek procesu, widzi jakie konsekwencje to niesie w innych obszarach,
2. Patrzy szeroko na organizacje i stawiane jej cele,
3. Upraszcza, zamiast tworzyć kolejne, nieutrzymywalne workaroundy,
4. Nie tworzy suboptymalizacji, które może pomogą U NAS, ale zaszkodzą drużynie za nami 😉 

Pokazywałam, że pracujemy w ekosystemie procesowym, nie w silosach. Rysowaliśmy mapę procesu. Szukaliśmy gapów,, marnotrawstwa, niejasności. Był to moment, w którym uczestnicy nagle zobaczyli, że:

1. myślenie procesami nie jest takie trywialne jakby mogło się wydawać na pierwszy rzut oka i naprawdę trzeba temu poświęcić chwilę czasu i uwagi. 
2. myślenie procesami rzuca inną, bardziej usystematyzowaną,  perspektywę na ich codzienne działania. 

Myślenie wizualne

Tutaj pokazywaliśmy sobie, jak można pomóc sobie po prostu wizualizując myśli, jak bardzo to pomaga w codziennej pracy eksperta: 

Bo:

1. wizualizacja skraca dyskusje,
2. eliminuje nieporozumienia,
3. pozwala szybko zidentyfikować problem,
4. daje punkt odniesienia,
5. buduje wspólne rozumienie.
   

Układaliśmy graficzne reprezentacje procesów. Rysowaliśmy zależności w impact mappingu, to było naprawdę wartościowe ćwiczenie, bo nagle okazało się, że każdy na coś patrzy inaczej, i dopiero wspólna wizualizacja daje pełny obraz.

Kreowanie pomysłów z techniką Reverse Brainstorming

Tutaj używaliśmy techniki, która jest genialna w swojej przewrotności: reverse brainstorming.

Najpierw zapytaliśmy: „Co możemy zrobić, żeby ten proces na pewno się NIE udał?”

I posypały się odpowiedzi. A potem je odwróciliśmy.

I nagle z negatywów zrobiły się pozytywne pomysły, ulepszenia, inspiracje.

To była świetna praca, bo pokazała, jak kreatywni potrafią być eksperci dziedzinowi, kiedy ktoś wreszcie daje im przestrzeń i narzędzia do pracy 🙂 

Atmosfera, która sprzyja nauce

Zbliżając się powoli do końca to myślę, że warto jeszcze powiedzieć o atmosferze tego warsztatu. Udało nam się wspólnie stworzyć przestrzeń, w której:

1. można zadać każde pytanie,
2. można się pomylić,
3. można myśleć na głos,
   

A dodatkowo atmosferę odciętą od codziennych problemów.Lekką, ale nie infantylną.Praktyczną, ale nie sztywną.

To miejsce, w którym naprawdę da się rozwijać kompetencje analityczne bez poczucia presji.

Z czego jestem dumna?

Jestem dumna z całego warsztatu,  ale najbardziej z trzech rzeczy:

1. Że mam możliwość współpracowania ze świadomymi liderkami, które wiedziały, że rozwój Ekspertów i dodania im OWCZYCH 😉 umiejętności w zespole to inwestycja, nie koszt.
2. Z odwagi uczestników, którzy przyszli z różnymi postawami, a wyszli z poczuciem, że to wszystko miało sens.
3. Z efektów, które były widoczne po kilku godzinach,  z nowych przemyśleń, nowych narzędzi, nowych pomysłów.

Bo prawda jest taka, że OWCĄ może być każdy. OWCA  to sposób myślenia.

I gdyby więcej osób w projektach myślało jak OWCE …projekty byłyby nie tylko łatwiejsze, ale zwyczajnie lepsze.

Opinie po warsztacie:

Ankieta była anonimowa- więc nie mam imion i nazwisk osób 🙂 

Po warsztatach daję taką ankietę na gorąco, żeby każdy mógł powiedzieć co tak naprawdę myśli 😉 

“świetne przygotowanie szkolenia i zagadnień, cudowna atmosfera i energia prowadzącej” 

“Bardzo kompetentna prowadząca, „ludzko” mówiła, przekazywała bardzo fajne i przydatne treści. Podobało mi się to”

“Chyba pierwszy raz prowadząca opowiadała o swoich potknięciach – co uważam, że było super bo przez to jeszcze bardziej zbliża się do słuchaczy :)”

“Warsztaty uświadomiły mi ile w życiu codziennym (prywatnym i zawodowym) wykorzystuję różnych technik analitycznych.  Teraz mając większą wiedzę będę mógł je jeszcze lepiej wykorzystywać. Kolejny raz się przekonuję, że warto być otwartym na różne strategie, opcje, podejścia  nawet te które na początku wydają się niedorzeczne. Dziękuję Ci za otwartość i stworzenie przestrzeni na własne spostrzeżenia i luz.”

“Ania serdecznie podziękowania za super warsztat. Prócz samej wiedzy merytorycznej super były ćwiczenia praktyczne. Do tego pokazałaś nam jak to wygląda u nas w organizacji całe planowanie i projektowanie co też jest cenne. No i oczywiście bardzo mocno zarażasz optymizmem i chęcią rozwoju osobistego. Dzięki bardzo i oby więcej takich warsztatów z Tobą, a przede wszystkim projektów z Tobą :)”