O konsultacjach 1 na 1, które pomagają wrócić na właściwe tory

Magia odbijania myśli

Jest coś wyjątkowego w pracy analityka: z jednej strony mamy dużą odpowiedzialność, ciekawe wyzwania, ogromną różnorodność a z drugiej, szaloną liczbę zależności, które często przytłaczają bo zwyczajnie trudno jest je uchwycić będąc w projektowym bałaganie. (Niezależnie od tego czy jesteś juniorem, midem czy seniorem) 

Każdy projekt ma swoje niewypowiedziane założenia, elementy rozproszone pomiędzy zespołami, różne interpretacje tych samych pojęć, a czasem kilkanaście wątków, które rozwijają się równolegle i wpływają na siebie w sposób, którego na pierwszy rzut oka po prostu nie widać.

I w takich momentach analityk często zderza się ze ścianą, nie wie gdzie pójść dalej, to trochę jak być w labiryncie, w środku tego magla. A wystarczy poprosić kogoś, żeby podrzucił drona;), spojrzał na problem z innej perspektywy i rzeczy jakoś zaczynają inaczej wyglądać 😉 – może nie łatwiej, bo wyzwanie ciągle jest spore, ale prościej można tym zarządzić 🙂 

Dlaczego? 

Bo będąc na zewnątrz, łatwiej dostrzec powiązania, których osoby zaangażowane w projekt już nie widzą. I nie, nie dlatego, że mają niskie kompetencje, tylko dlatego, że za dużo już widziały ;)) 

Dlatego właśnie firmy zaczęły zgłaszać się do mnie po konsultacje 1 na 1.

Nie po mentoring. Nie po szkolenie/ czy warsztat. Tylko po możliwość spojrzenia na projekt z kimś, kto nie jest zanurzony w projektowej rzeczywistości.

I o tej współpracy chciałabym dziś powiedzieć Ci kilka słów:) 

Skąd biorą się konsultacje – i dlaczego mają sens

Co do zasady projektowi zawdonicy to są mądre głowy ;)) 

Potrafią prowadzić rozmowy z biznesem, modelować procesy, współpracować z zespołami IT, przygotowywać dokumentację i łączyć perspektywy różnych działów.

Czasem jednak pojawia się sytuacja, w której przyda się rozmowa z kimś z zewnątrz (i żeby było jasne, to nie muszę być ja 😉 to może być koleżanka lub kolega z firmy, może być programista, tester, PO, ktoś, kto realnie może poświęcić Ci CZAS i ktoś kto serio przez chwilkę ZAANGAŻUJE się w to, żeby podjąć rękawicę i wejść w temat razem z Tobą;))

I kiedy warto to robić? 

1. kiedy temat staje się na tyle złożony, że trudno samodzielnie ocenić, od czego zacząć,
2. kiedy czujesz, że w projekcie brakuje jakiegoś elementu układankii i mimo ciągłych prób trudno Ci go zidentyfikować,
3. kiedy potrzebny jest ktoś, kto pomoże poukładać to, co jest już zebrane,
4. kiedy trzeba upewnić się, czy kierunek działań w ogóle ma sens,
5. kiedy analityk ma za sobą serię spotkań, notatek i ustaleń, ale nadal brakuje klarownego obrazu co dalej 🙂
   

To właśnie wtedy konsultacje 1 na 1 mają największą wartość.

Jak ten proces wygląda ze mną?

Jest on super prosty, ale przede wszystkim bezpieczny.

Krok 1: poufność

Pracujemy w dwóch modelach:

1. Anonimizacja – Jeśli nie można pokazać danych, wystarczy zmienić nazwy systemów, modułów czy procesów. To co jest dla mnie ultra ważne, to fakt, że nie chcę widzieć informacji wrażliwych 🙂 Wtedy pracujemy na pewnych założeniach. 
2. NDA- Jeśli potrzebujemy pracować na konkretach, podpisujemy umowę o poufności.Dzięki temu możemy swobodnie analizować projekt bez obaw o bezpieczeństwo informacji. 

Krok 2: opisanie problemu przed spotkaniem

Zawsze proszę o krótki opis sytuacji. Dlaczego? Bo samo opisanie tematu:

1. pomaga doprecyzować sedno sprawy,
2. pokazuje, gdzie brakuje informacji,
3. porządkuje myśli,
4. a czasem… po prostu rozwiązuje część problemu (albo cały i taka konsultacja może okazać się niepotrzebna, serio;))
   

Nierzadko słyszę potem: „Kiedy to spisałem/am, zobaczyłem/am, o co naprawdę chodzi.” To bardzo naturalny efekt – analiza zaczyna się już w momencie zbierania myśli.

Krok 3: spotkanie 1 na 1 półtorej godziny wspólnej pracy

Na konsultacjach przechodzimy do konkretów. Zawsze zaczynam od pytania:

„Z czym przychodzisz?” A następnie tworzę prosty diagram kontekstowy na postawie historii, którą usłyszę 🙂 

To narzędzie działa świetnie, bo pozwala:

1. uchwycić granice tematu,
2. zobaczyć główne powiązania,
3. ustalić, co jest kluczowe, a co poboczne,
4. ustawić priorytety rozmowy.

Pracujemy na bazie Twojego briefu, notatek i rozmowy,  łącząc informacje w jedną, spójną całość.

A jak wygląda sama praca w trakcie spotkania? 

Na konsultacjach zawsze poruszamy się w dwóch obszarach.

Działania „na teraz”

Każdy projekt, którego bierzemy na przysłowiowy bęben ma jakiś element, który przeszkadza najbardziej.

Coś, co:

1. blokuje dalszą pracę, 
2. uniemożliwia podjęcie właściwej decyzji,
3. wymaga doprecyzowania, zanim przejdziemy dalej.
   

Podczas konsultacji szukamy rozwiązań, które od razu (lub prawie od razu) poprawią sytuację,  takich, które można wdrożyć w ciągu najbliższego tygodnia. 

Działania „na później”, czyli myślenie długoterminowe

W drugim obszarze patrzymy szerzej:

1. jakie informacje trzeba będzie zebrać,
2. jakie spotkania zaplanować,
3. które decyzje będą potrzebne później,
4. jakie pytania warto zadać innym zespołom,
5. gdzie mogą pojawić się przyszłe trudności,
6. jakie artefakty budować, 
7. jak tworzyć dokumentację 
8. jak podejść do tego typu wyzwań w przyszłości
   

To połączenie (czyli praca w obszarze “Tu i Teraz” oraz “Zerknij co się może dalej wydarzyć” tworzy efekt, który najczęściej słyszę po sesji: „O dobra, dzięki – to działam 🙂 brzmi to bardzo rozsądnie;)”

Co się dzieje więcej? –  to, czego nie da się wyczytać wprost. 

Podczas rozmowy zwracam uwagę nie tylko na sam problem, ale też na:

1. obszary niejednoznaczne,
2. fragmenty, które wzajemnie się wykluczają,
3. miejsca, gdzie brakuje odpowiedzialności,
4. wątki, które warto byłoby przenieść do innego zespołu,
5. ryzyka, które są ukryte pod codzienną pracą, a które warto sygnalizować.

To są rzeczy, które trudno wyłapać w pojedynkę, dlatego konsultacje są tak efektywne.

Na koniec zawsze zostawiam konkretne rekomendacje:

1. co zrobić w pierwszej kolejności,
2. co doczytać lub sprawdzić,
3. jak poprowadzić rozmowy,
4. jakie pytania zadać interesariuszom,
5. jakie elementy doprecyzować,
6. gdzie uważać na nieporozumienia,
7. które artefakty warto przygotować, lub jak poprawić istniejące. 

To zestaw, który pomaga nie tylko w tym jednym zadaniu, ale też w kolejnych projektach.

Dlaczego jestem z tego naprawdę dumna?

Bo konsultacje 1na 1 to wspaniałe narzędzie, które serio działa 🙂 

Widzę, jak osoby:

1. odzyskują jasność działania i sprawczość,
2. porządkują projektowe wątki,
3. znajdują właściwy kierunek,
4. zaczynają dostrzegać rzeczy, które wcześniej umykały,
5. wracają do pracy z poczuciem, że „ma to ręce i nogi”.
   

I to jest dla mnie najbardziej satysfakcjonujące. Bo analiza to nie tylko modelowanie, warsztaty i dokumentacja. To także umiejętność spojrzenia na projekt z dystansem, którego czasem trudno nabrać będąc wewnątrz szaleństwa projektowego.

A konsultacje 1 na 1 dają właśnie tę przestrzeń.